前陣子我們工作室的共用信箱跳出 Gmail空間不足的警告，說儲存空間快要用完，再不處理就收不到新信。那陣子剛好在等客戶的報價回覆，信要是漏接，事情就大條了。相信不少人也遇過同樣的畫面，第一反應是點進去看加購方案，但先別急著花錢，很多時候空間是被不重要的信吃掉的。我們那次就是先花了一個下午清信，清完發現根本不用加購，空間一次空出大半。
先提醒一個觀念：Google 帳戶的儲存空間是 Gmail、雲端硬碟和相簿一起共用的。所以清信之前，先看看空間到底被誰占走，有時候兇手根本不在信箱裡。
Gmail空間不足第一類：帶大附件的信
簡報、照片原檔、影片、壓縮檔，這類信一封就可能占掉幾十 MB，累積幾年下來非常可觀。可以用 Gmail 的搜尋功能，找帶附件、體積比較大的信，從最大的開始清。很多附件當年收到就已經存到電腦或雲端了，信箱裡那份其實是多的，確認過有備份再刪，不用心疼。我們清工作室信箱那次，光是這一類就清出好幾 GB，很多人光清完這一類，空間不足的警告就消失了，後面兩類根本還沒動到。
第二類：電子報和促銷信
訂閱一時爽，信箱火葬場。電商促銷、平台電子報、信用卡優惠，這類信同一個寄件人往往累積了幾百封。用寄件人當關鍵字搜尋，整批選取刪除，一次就能清出可觀的空間。刪的時候順手把真的不會看的訂閱退掉，不然下個月又會慢慢長回來。
我們自己的習慣是：留下的電子報只留工作真的會看的那幾家，其他全退，清完之後收信也變清爽，找信快很多。退訂的時候也注意一下，有些電子報的退訂連結藏得很不明顯，真的找不到，就先用篩選器把它歸到促銷資料夾，眼不見為淨，之後有空再慢慢退。
第三類：系統通知和過期資訊信
出貨通知、訂單狀態、登入提醒、驗證信，這類信在當下有用，過了就只剩占空間。尤其是好幾年前的通知信，留著也幾乎不會再打開。建議用年份當分界，前幾年的通知信確認沒有售後或保固需求之後，就可以整批處理掉。
至於重要文件，像合約、發票、訂單明細，我們會另外存到雲端硬碟的資料夾，不靠信箱當倉庫，信箱只負責收信，不要負責保管。
順手設篩選器，讓信箱自己保持乾淨
清完之後，建議再花十分鐘設幾個簡單的篩選規則：固定寄件人的通知信自動貼上標籤、促銷信自動歸到同一個資料夾，收件匣只留真正要你親自處理的信。第一次設定要花一點時間，但之後信箱就不容易再爆掉，找信也快。我們工作室的共用信箱就是這樣維持的，不然每天被通知信淹沒，重要的客戶來信反而容易被埋住。
清完再決定要不要加購
把這三類清完，再回去看空間用量。很多人清完會發現，離上限又遠了，加購可以再緩緩。真的還是天天不夠用，代表你的使用量確實成長了，那時候再考慮加購空間，或把大檔案改放其他雲端，決定起來也比較有依據。另外也要檢查雲端硬碟和相簿那邊，有時候信清了一堆，空間還是滿的，結果是相簿的備份把手機照片全同步了上去，或是雲端硬碟裡躺著幾年前的舊檔案沒清。空間是三邊共用的，要一起看才準。
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