你有沒有這種經驗：早上雄心壯志列了十幾項待辦，從早忙到晚沒停過，結果晚上看著清單，只劃掉兩三項，剩下的又要往明天搬——待辦清單做不完就是這樣來的。忙是真的很忙，但完成感是零，隔天看著同一張清單，壓力又更大。
我們工作室以前也是這樣，後來發現問題不在不努力，而在清單本身：所有事情都擠在同一張紙上，看起來一樣重要，大腦光是決定「先做哪一件」就累了。解法是先把待辦分三類，再排每天的第一件事。
待辦清單做不完解法第一類：今天必做，放最上面，最多三件
會影響別人進度、有明確期限在今天、或是別人等著你交付的事項，放這一類。這一類建議最多三件就好，因為一天真正能專心處理的大事本來就有限，列太多只是自欺欺人。這三件事，就是你今天的骨幹，其他事情都圍著它們排。
第二類：本週要排，先進行事曆，不要留在清單上
有期限但不是今天的事，例如週五要交的企劃、下週要開的會要準備的資料。這類事情最怕一直躺在待辦清單上，每天看著它焦慮，又永遠輪不到它。做法是直接幫它排一個時間，放進行事曆的某個時段，時間到了自然會做，清單上就不用再掛著它。
第三類：想法收集箱，先寫下來，不要現在做
突然想到的點子、以後想研究看看的工具、不知道哪天才會用到的參考資料，這些先全部丟進一個收集區就好。寫下來的目的是讓大腦不用記，記下來就不焦慮了，但不要讓它們混在今天的清單裡騙你很忙。等週末或空檔，再回頭清一次，真的重要的會自己浮上來，不重要的刪掉也不可惜。我們還會在收集箱的項目旁邊寫上日期，超過一個月還沒被撿起來做的，就直接刪掉，因為它如果真的很重要，你早就去做了。
有些待辦，其實根本不用做
清單裡還有一種隱藏的壓力來源：那些「應該要做、但其實不做也沒關係」的事。例如早就過了回覆時機的訊息、不再重要的研究、為了面子接下來的雜事。每週回顧清單的時候，狠心問自己：這件事不做，會發生什麼事？如果答案是「不會怎樣」，就直接刪掉，不要讓它留在清單上假裝重要。刪掉一件假待辦，比完成一件真待辦還紓壓。
每天只先決定「第一件事」
分完三類之後，每天開始工作前，只問自己一個問題：如果今天只能完成一件事，哪一件最重要？先把它挑出來，開工就做它，不要先回訊息、不要先整理桌面。第一件事完成了，一天的心就定了一大半，後面再依序往下挑，節奏會順很多。做第一件事的時候，把通知先關掉、手機放遠一點，哪怕只有四十分鐘的專心，都比一邊回訊息、一邊做兩小時來得有效率。
我們工作室現在開工前會花五分鐘對一下各自的第一件事，誰卡住、誰需要幫忙，當場就講。這比列一張落落長的清單有用得多，因為大家都知道今天真正要守住的是什麼。
工具的部分，把清單和行事曆放在同一個生產力軟體裡管理會輕鬆很多，三類分好、時間排好，手機和電腦同步看得到，不用再靠腦袋硬記。方法其實不難，難的是開始的第一週，先試個七天，你就會發現清單變短、心情也變輕。
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